บรีฟงาน ที่ไม่ตรงใจเป็นปัญหาที่หลาย ๆ บริษัทต้องเผชิญหน้า และตามสถิติ ประมาณ 60% ของโปรเจ็กต์ที่มีการบรีฟงานกับ Agency หรือ Outsource มักจะต้องปรับแก้ไขงานหลายรอบเนื่องจากไม่ตรงตามความต้องการ การบรีฟงานที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ครบถ้วนสามารถทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปได้.
แต่ด้วยการสื่อสารที่เป็นกันเองและเข้าใจต้องการของกันและกัน การบรีฟงานสามารถทำให้ง่ายขึ้นและลดความขัดแย้ง ตามสถิติโปรเจ็กต์ที่มีการบรีฟงานที่ชัดเจนและเป็นกันเองมีโอกาสสำเร็จสูงถึง 80%. ดังนั้น, การสร้างบรรยากาศในการบรีฟงานที่เป็นกันเองและมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงใจมากขึ้น.
เคล็ดลับ บรีฟงาน ยังไงให้ได้งานที่ตรงใจ
การบรีฟงานให้ได้ผลงานที่ตรงใจต้องการของคุณเป็นสิ่งที่สำคัญในการทำงานร่วมกับ Agency หรือผู้รับผิดชอบงานอื่น ๆ ดังนั้น การบรีฟงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ ด้านล่างนี้คือขั้นตอนและเคล็ดลับในการบรีฟงาน
- เตรียมข้อมูล: ก่อนที่คุณจะบรีฟงาน, ควรมีข้อมูลและรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ รวมถึงวัตถุประสงค์ของงาน, เป้าหมาย, และความคาดหวัง
- เป้าหมายที่ชัดเจน: ระบุเป้าหมายหลักของงานที่คุณต้องการให้ผู้รับบรีฟทำให้สำเร็จ
- ระบุข้อจำกัด: อาจเป็นเรื่องของงบประมาณ, เวลา, หรือข้อจำกัดอื่น ๆ
- ให้ข้อมูลเบื้องต้น: เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท, ผลิตภัณฑ์, หรือบริการ ที่จะช่วยให้ผู้รับบรีฟเข้าใจภาพรวม
- แสดงตัวอย่าง: หากคุณมีแนวคิดหรือตัวอย่างงานที่คุณชอบ, แนะนำให้นำมาแสดงในการบรีฟ
- เปิดใจรับฟีดแบ็ค: ให้โอกาสในการแสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากผู้รับบรีฟ
- การสื่อสารที่ชัดเจน: ใช้ภาษาที่ง่ายต่อการเข้าใจ และหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่คลุมเครือ
- ตรวจสอบความเข้าใจ: ในท้ายการบรีฟ, ให้ผู้รับบรีฟสรุปสิ่งที่พวกเขาได้รับรู้ เพื่อยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจในทิศทางเดียวกัน
- ให้เวลาเพียงพอ: การบรีฟที่ดีควรให้เวลาเพียงพอในการสื่อสารและการถาม-ตอบ
- รักษาความสัมพันธ์: การบรีฟงานไม่ใช่เพียงการสื่อสารความต้องการเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับบรีฟ
ทำไมการ บรีฟ ที่ดีเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม
- ประสิทธิภาพในการทำงาน: การบรีฟงานที่ชัดเจนและครบถ้วนช่วยให้ทีมงานเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของโปรเจค ทำให้งานสามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นและตรงตามเป้าหมาย.
- ลดความขัดแย้ง: การมีความเข้าใจที่ชัดเจนจากแรกเริ่มช่วยลดความขัดแย้งและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง.
- ประหยัดเวลาและทรัพยากร: การบรีฟงานที่ดีช่วยลดเวลาที่ใช้ในการปรับเปลี่ยน แก้ไข หรือการสื่อสารกลับไปมา ทำให้สามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
- สร้างความไว้วางใจ: การบรีฟงานที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้มอบหมายงานและผู้รับงาน ทำให้ทุกฝ่ายมีความมั่นใจในการดำเนินโปรเจค.
- ความชัดเจนในการประเมินผล: ด้วยการบรีฟงานที่ชัดเจน การประเมินผลงานและการตรวจสอบความคืบหน้าจะง่ายและชัดเจนมากขึ้น.
- ส่งเสริมการสื่อสาร: การบรีฟงานเป็นการสื่อสารที่เป็นรูปแบบเป็นทางการ ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจและมีมุมมองเดียวกันต่อโปรเจค
Case Study ที่ Agency ใช้ บรีฟงาน แล้วประสบความสำเร็จ
ตัวอย่างที่ยกมาเป็นของ Agency เจ้านึงที่เชี่ยวชาญดเานการสร้างแบรนด์ lightboxthailand เห็นว่าน่าสนใจจึงขอนำมาเล่าสู่กันฟัง
ภาพรวม:
Agency XYZ เป็นบริษัท agency ที่เชี่ยวชาญในการสร้างแบรนด์ และ Digital Marketing บริษัทได้รับมอบหมายงานจากลูกค้าขนาดใหญ่ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงแนวทางการตลาดของตน
ปัญหา:
ลูกค้ามีปัญหาเกี่ยวกับการลดลงของยอดขายและความนิยมในตลาดดิจิทัล แต่ไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน
การบรีฟงาน:
Agency XYZ ได้จัดการบรีฟงานที่รายละเอียดและครอบคลุม โดยรวมถึง:
- วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโปรเจค
- ข้อมูลเกี่ยวกับตลาดเป้าหมาย, คู่แข่ง, และลูกค้า
- งบประมาณและเวลาที่มีให้
- ความคาดหวังและข้อกังวลของลูกค้า
การดำเนินการ:
ด้วยการบรีฟงานที่ชัดเจน ทีมงานของ Agency XYZ สามารถวางแผนและสร้างแคมเปญตลาดดิจิทัลที่ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ผลลัพธ์:
หลังจากเปิดตัวแคมเปญ ลูกค้าได้รับการตอบรับที่ดีจากตลาด ยอดขายเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และแบรนด์ได้รับความนิยมมากขึ้นในตลาดดิจิทัล
การ บรีฟงาน ที่ดีเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการสร้างความสำเร็จของโปรเจค และเป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้มอบหมายงานและผู้รับงาน การละเลยหรือมองข้ามการบรีฟงานอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด ความขัดแย้ง และปัญหาต่าง ๆ ในการดำเนินโปรเจค.
